اهمیت تمرکز اسناد
نگهداری اسناد، هم به لحاظ ایمنی و هم به لحاظ فنی و بهداشتی نیاز شدید به مراقبت دارد. و این مراقبت از عهده وزارتخانه‌ها و سازمانها و کتابخانه‌های کشور ساخته نیست. زیرا که نه وسایل و امکانات نگهداری اسناد را دارند و نه متصدیان اسناد آن مراکز، وارد به امور فنی و مراقبت اسناد می‌باشند. نگهداری اسناد آن هم در سطح وسیع، تخصص می‌خواهد و وسایل و امکانات لازم. لذا جمع‌آوری و تمرکز اسناد کشور یکی از مهمترین اموری است که می‌بایست هر چه زودتر تحقق یابد و با هر روز تأخیر خسارات و زیانهای جبران‌ناپذیری پدید خواهد آورد. مشکل بزرگتر، طرز استفاده این مراکز از اسنادی است که در اختیار دارند و معمولاً جهات حفاظتی و بهداشتی اسناد را مراعات نمی‌کنند. در نتیجه در هر بار استفاده سند لطمه می‌بیند. بهتر است که در این زمینه، دو مورد به عنوان شاهد مثال آورده شود:
الف) سالها قبل در یکی از روزهای تابستان، در یکی از کتابخانه‌های تهران، فردی که دربارة یکی از شخصیتها تحقیق می‌کرد؛ سندی را از مسئول کتابخانه گرفته بود. در حالی که سند را در دستش گرفته بود و شصت خود را روی نوشته قرار داده بود، در حال صحبت کردن با رئیس کتابخانه بود. من که از این حالت شگفت‌زده شده بودم، پس از رفتن وی، به رئیس کتابخانه یادآور شدم که چرا اجازه می‌دهید این گونه اصل سند خطی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
ب) قبل از انقلاب، از سوی مدیریت آرشیو وزارت امور خارجه، اسنادی را به معرض تماشا گذارده بودند. مایه تعجب بود که اسناد به وسیله سنجاقهای ته‌گرد، روی تابلوهای پارچه‌ای (مخمل) نصب شده بود. در حین بازدید خیلی متأثر شدم. و به سرپرست و مسئول نمایشگاه، عمل ناصحیح آنان را گوشزد کردم. یادآور شدم که اگر بنا شود در هر بار این اسناد که در معرض نمایش قرار می‌گیرد، این گونه سوزن‌کاری شود. سند لطمه می‌بیند. وی این یادآوری را پذیرفت و قبول کرد که این عمل نباید تکرار شود.
ما وقتی که معتقد به این اصل کلی بشویم که تمامی اسناد کشور، به ویژه اسناد مربوط به ایران چه دولتی و چه غیر دولتی، باید حفظ شود و مصون از هر آفتی بماند، ناگزیر باید قبول کنیم که این اسناد باید از تشتت و پراکندگی و رها بودن و بلاصاحبی نجات یابد و به استناد ماده 1 قانون تأسیس سازمان ملی مصوب 17/2/1349 مرکزیت واحد پیدا کرده و با نظارت کارشناسانه و متخصصانه و با مدیریت واحد اداره گردد.علاوه بر این نکات، این نکته هم باید مورد توجه قرار گیرد. آنان که در کار سند و حفاظت آن آشنایی دارند، به خوبی می‌دانند که سند باید در یک شرایط معین دمایی و در مکان مناسب باشد و مراقبتهای دیگر ـ از قبیل ضدعفونی و مرمت کردن ـ را نیز اعمال نمود. که معمولاً این نوع کارها و مراقبتهای فنی و بهداشتی از عهده کارمندان وزارتخانه‌ها و سازمان‌های دولتی و وابسته به دولت و سازمانهای غیر دولتی برنمی‌آید. زیرا نه وسایل لازم را دارند و نه استادی و مهارتش را.
بنا به جهاتی که به عرض رسید، به اعتقاد نگارنده این سطور، لازم است تمامی اسناد موجود در دوایر مختلف دولتی و وابسته به دولت و مراقد مطهر و مساجد و مدارس دینی و حسینیه‌ها و بالا‌خره هر مکان دولتی یا وابسته به دولت، که به نحوی اسنادی گردآوری کرده‌اند؛ زیر نظر مدیریت واحد قرار گیرد. اگر بیش از این در این کار اساسی تأخیر صورت گیرد، بلاشک اسناد در معرض تباهی و از بین رفتن بیشتر و یا حداقل لطمه دیدن قرار خواهند گرفت. و یقیناً این گونه ضایعات، ضرر عظیم و خسران جبران‌ناپذیری است که به فرهنگ و تاریخ این کشور وارد می‌شود.
برای جمع‌آوری و تمرکز اسناد کشور، ابتدا باید در دو زمینه فعالیت شود. یکی در زمینه اسناد موجود در داخل کشور و دیگری در زمینه اسناد موجود در خارج از کشور. لازم است که در هر دو زمینه توضیحاتی مختصر آورده شود:
اسناد داخل کشور مشتمل بر مراکز زیر است:
الف) وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت.
ب) کتابخانه‌ها و مراکز مذهبی و ملی از قبیل: مساجد، حسینیه‌ها و مدارس دینی.
ج) اسناد قابل خریداری که در خانواده‌ها و نزد مجموعه‌داران و نیز عتیقه‌فروشها موجود است.