ماهنامه الکترونيکي دوران شماره 51   بهمن ماه 1388
 

 
 

 
 
   شماره 51   بهمن ماه 1388


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
شناخت اسناد آرشيوي

فصل اول: سند و مدرك

تعريف سند و مدرك از نظر لغوي:
سند:‌ دليل،‌ رسيد،‌ قبض،‌ نوشته،‌ مدرك،‌ نوشته اي كه قابل استفاده است،‌ چيزي كه به آن اعتماد كنند،‌ جمع آن اسناد است.
سند دو نوع است:
1) رسمي كه در مرجعي ذي صلاحيت تنظيم شده است. 2) عادي كه در مرجعي ذي صلاحيت تنظيم نشده باشد.
مدرك: محل ادراك،‌ حس،‌ زمان ادراك،‌ مأخذ و دليل چيزي و جمع آن مدرك است.

تعريف سند و مدرك از نظر اصطلاحي:
اسناد تاريخي بخشي از محتويات بايگاني هاست كه امروزه از مهمترين منابع پژوهشي است و كليه مكاتبات سلطنتي،‌ فرمان ها،‌ معاهدات سياسي، انواع نوشته هاي اداري و ديواني،‌ اسناد قضايي،‌ مالي و بخشي از مكاتبات خصوصي و خانوادگي است كه به طور طبيعي در اثر فعاليت ها و عمليات اشخاص و سازمان ها به وجود آمده است؛‌ در حالي كه مدارك عبارت است از كليه مطالبي كه سنديت داشته و فرد يا سازمان، آن را به وجود آورده است. مدارك عام تر از اسناد است كه هر فرد يا مؤسسه اي براي نگهداري آن اقدام مي كند. هنوز تفكيك قابل ملاحظه اي بين سند و مدرك وجود ندارد و گاه به جاي يكديگر به كار مي روند.
همچنان كه در زمان حال،‌ سند اساس تصميم گيري در كارهاست. براي مورخ هم سند اساس قضاوت درباره گذشته است. او بدون سند نمي تواند اظهار نظر كند. همه كتاب هايي كه در رابطه با گذشتگان است،‌ صرفاً‌ براساس اسناد نوشته شده اند و نمي توان حكم كلي داد. امروزه بيش از هر زمان ديگر سنديت مورد توجه قرار گرفته و اساس كار پژوهش واقع شده است. اسناد تاريخي عمدتاً‌ ابزار كار و اساس پژوهش هاي مورخان است. (منظور از مورخ فقط كساني نيست كه در علم تاريخ به معناي خاص آن صاحب نظرند. بلكه هركس كه در تاريخ هر رشته و بعدي از ابعاد زندگي انساني كار كند،‌ مورخ تلقي مي شود.) و بنابراين پيشرفت و تحول هر علمي بسته به آشنايي با قدرت و تاريخ آن علم است. وجود اسناد،‌ به ويژه اسناد كتبي در گذشته،‌ تاريخ را مي سازد و همگان بر اين امر معترف اند كه بناي تاريخ انسان از اسناد ساخته مي شود.

اَشكال سند:
در دوره هاي مختلف زندگي بشر غلبه بر بعضي از نمادها بر ديگري بيشتر بوده است. طبعاً‌ اسناد مكتوب اهميت و ويژگي خاصي دارد،‌ ولي گاه مورخ مجبور است به هر رمز،‌ اشاره،‌ علامت،‌ نماد و وسيله اي متوسل شود تا بتواند به سوال هاي خويش پاسخ دهد. درباره ارزش وجودي اسناد مكتوب و در مقام مقايسه آن ها با اقسام ديگر منابع،‌ بايد گفت كه اين اسناد نه تنها وسيله مناسبي براي درك تاريخ و شناخت تحولات اجتماعي،‌ اقتصادي،‌ سياسي،‌ اداري،‌ فرهنگي و نظامي يك جامعه هستند؛‌ بلكه چون حاصل فعاليت هاي اداري و درباره اعمال روزمره زندگي افراد اجتماعي بوده و براي حفظ روابط جامعه با دستگاه هاي اداري و حاكمه تهيه و تنظيم شده و مي شوند، خالي از شايعه دروغ،‌ تظاهر،‌ اغراض خصوصي و ملاحظه كاري هاست و به سبب همين نقش اساسي و قابل اعتماد كه اين منبع،‌ در اصالت ضبط وقايع ايفا مي نمايد،‌ از قديمي ترين ايام در جوامع باستاني شناخته و اهميت آن آشكار بوده است. بنابراين با استفاده از اين نوع مدرك به اشتباهات،‌ پرده پوشي ها،‌ مجعولات،‌ گزافه گويي ها و بالاخره ملاحظه كاري هاي برخي از تاريخ نويسان گذشته مي توان پي برد و حقايق امور را درك و كشف كرد. (1- اسناد مكتوب،‌ 2- اسناد غير مكتوب)


جعل سند:
شناخت مدارك و اسناد معتبر كار ساده اي نيست و نيازمند علم،‌ اطلاع و تجربه فراوان است و مشكل اساسي،‌ شناخت اصالت و اعتبار اسناد است. شناخت اسناد تاريخي به دو عامل زمينه و زمان بستگي دارد. به اين مفهوم كه تحت اصول و قواعد بايد آن ها را شناخت.
دلايل جعل اسناد:
1. حب و بغض ها
2. غرض ورزي ها
3. انگيزه هاي قومي،‌ قبيله اي و خانوادگي
4. بيماري هاي نفساني
در طول تاريخ، افسانه هايي كه جنبه واقعيت پيدا كرده و يا واقعيت هايي كه معدوم شده و به جايش افسانه نشسته است،‌ همه متكي بر ساخت اسناد جعلي است. تشخيص صحيح از سقيم،‌ هم از طريق بررسي هاي مادي و فيزيكي اسناد و هم از طريق بررسي هاي محتوايي، كار پژوهشگران نسخ خطي و تاريخي است.
تقلب در منابع غير مكتوب، شدت و حدت كمتري ندارد و جعل و مونتاژ و تحريف عكس و فيلم و امثال آن به ويژه در قرون اخير فراوان ديده مي شود.


فصل دوم: علومي كه در پژوهش تاريخي نقش دارند

علم مطالعه فرامين و اسناد يا ديپلماتيك:
در واقع اين مطالعه،‌ وظيفه آرشيوها به معناي رايج و مصطلح آن است و مردان اهل قلم در دربارها مأمور نوشتن تصميم ها و فرمان هاي مسئولان رده بالاي جامعه بوده اند. هنگامي كه اين كار سازمان پيدا كرده است به تدريج دبيرخانه، دفاتر ثبت و محاكم و دفاتر تجارتي به وجود آمده است. اين اسناد گنجينه سياسي (رنسانس)،‌ فرمان ها را ديپلم مي ناميدند. به اين لحاظ به اين علم ديپلماتيك نيز مي گويند.

پالئوگرافي:
به شيوه هاي قديم خط نويسي اطلاق مي شود و آن را علم خط نبشته هاي قديمي نيز گفته اند. تاريخ استفاده آن به قرن 18 ميلادي برمي گردد. در پالئوگرافي 3 زمينه به طور مشخص مطرح شده است كه عبارتند از: زمنيه يوناني،‌ زمينه رومي و لاتيني و زمينه قرون وسطايي مغرب زمين و رنسانس.

علم مطالعه و بررسي اسامي خاص:
موضوع علم «اونوماستيك» مطالعه و بررسي اسامي خاص است و داراي چندين شاخه فرعي است كه عبارتند از: مطالعه اسامي مكان ها‌، رودها و افراد كه هر سه ريشه يوناني دارند.

قوم شناسي:
وجوه خاص گروه بندي هاي نوع انسان را مشخص مي كند. هدف مشترك تمام شاخه هاي قوم شناسي تنظيم نوعي تاريخ انساني است. قوم شناس در واقع قوم نگار هم هست. بنابراين جمع آوري و نگهداري اسناد آرشيوي براي اين رشته علمي اهميت دارد.

باستان شناسي:
متكي بر تاريخ بي نوشتار است و اطلاعات باستان شناس از كاوش ها به دست مي آيد. علم باستان شناسي يا آركئولوژي نه تنها علم كلي براي شناخت تاريخ است كه گاه اصالت آن از همه اقران آن بيشتر است و تنها راه و طريق تحقيقات و پژوهش هاي تاريخي به شمار مي آيد. رشته هاي علمي كه در رفع نيازهاي باستان شناسي مؤثرند عبارتند از: زمين شناسي، جغرافياي طبيعي و سياسي،‌ نقشه برداري، تاريخ، فقه اللغه، تاريخ هنر،‌ معماري و شهرسازي،‌ پيكر تراشي، كتيبه شناسي،‌ خط شناسي،‌ پاپيروس شناسي،‌ سكه شناسي،‌ شناخت پيكره هاي مومي،‌ مهر شناسي و هنر كنده كاري.


فصل سوم: آرشيو،‌ تعريف،‌ تنوع و كاربرد

بايگاني و آرشيو،‌ تعريف،‌ اهميت و كاربرد:
براي بايگاني و آرشيو و تعريف گوناگوني شده است كه گاه با هم تداخل دارد و تفكيك آنها به ويژه در عرف قدري دشوار است. در اينجا به پاره اي از تعاريف از اين دو واژه اشاره مي شود.
1. در فرهنگ آكسفورد در تعريف آرشيو آمده است:
1) مكاني كه در آن اسناد عمومي يا ساير مدارك مهم تاريخي نگهداري مي شود.
2) مكان اسناد و مدارك تاريخي حفظ شده
2. در فرهنگ فارسي معين درباره آرشيو چنين آمده است: «جايي كه اسناد،‌ اوراق،‌ تصاوير،‌ پرونده ها،‌ صفحات موسيقي و مانند آن حفظ مي شود با بايگاني»
3. تعريف سازمان يونسكو چنين است: «آرشيو عبارت است از تمام اسناد غيرجاري يك نماد يا مؤسسه (يعني اسنادي كه براي اجراي وظايف جاري مورد نياز نيستند)‌ كه به دليل ارزش دائمي آنها نگهداري مي شوند يا بايد نگهداري مي شوند.» همچنين آرشيويست،‌ «بايگان،‌ ضبّاط،‌ كسي كه مأمور نگهداري آرشيو است» معنا شده است.

بايگاني:
بايگاني،‌ محصول دفتري موفق هر مديريت سازماني است وحاوي كليه اسناد،‌ مكاتبات و شواهد كتبي و غيركتبي مربوط به روند اداري و جاري يك سازمان است و هر سازماني براي انجام امور خويش،‌ هر لحظه ممكن است كه به اسناد بايگاني نياز داشته باشد. به عبارت ديگر،‌ بايگاني حافظه سازمان به شمار مي آيد. بايگاني از آن جهت حائز اهميت است كه مدير قبل از اتكا به خلاقيت خود، به حافظه خود و بايگاني سازمان متكي است و مديراني كه حافظه قوي تري دارند، عملكردشان بهتر است و سرعت و دقت دو ركن اساسي در مديريت است.

تفاوت بايگاني و آرشيو:
1. بايگاني به تعداد سازمان ها وجود دارد و اسناد آن معمولاَ در معرض نقل و انتقال و تحويل است.
2. اسناد بايگاني ارزش هاي متفاوتي دارند و گاه ارزش خود را از دست مي دهند.
3. اسناد بايگاني براي انجام امور سازماني و جاري است.
4. بايگاني بستر و خاستگاه اسناد آرشيوي است؛‌ در حالي كه عكس آن صحيح نيست.
5. بايگاني خاص امور دفتري و سازماني است؛ در حالي كه اسناد آرشيوي اين مشخصات را داراست:
1)‌ عصاره و چكيده بايگاني ها و مكاتبات اداري است.
2) ارزش نگهداري دارد.
3)‌ معمولاً‌ مربوط به امور جاري نيست و مشمول گذشت زمان مي گردد.

ارزش اسناد آرشيوي:

اسناد آرشيوي شامل ابعاد ديگري مانند اداري،‌ تاريخي و فرهنگي هستند.

اسناد آرشيوي حقايق بسياري را براي ما روشن مي كند كه ذيلاً‌ به اهم آن اشاره مي شود:
1. طرز مكاتبات اداري و ترتيب ثبت و ضبط نامه ها و احكام و دستورات
2. اصطلاحات اداري،‌ ديواني،‌ سياسي،‌ اجتماعي،‌ مالي و تحول آن ها
3. ترتيب مقاله نويسي و نحوه تهيه اسناد قضايي و مالي در دوره هاي گذشته
4. وضع اقتصادي و مالي كشور و مردم
5. طرز رفتار كاركنان و مأموران دولتي با مردم
6. مسائل گوناگون اجتماعي
7. روشن شدن نكات جغرافيايي
8. كشف خلقيات،‌ آداب و رسوم و چگونگي تحولات فكري مردم
9. تطور و تكامل خط فارسي
10. تحول،‌ تطور فن نويسندگي و انشا
11. بررسي مهدها،‌ طغراها،‌ توقيع ها،‌ دستخط ها،‌ امضاها، و توشيح هاي پادشاهان و امرا و اولياي امور
12. تحول در وضعيت هنر و علاقه مندي به آن
13. بررسي موارد فوق الذكر از طريق بررسي آرشيوهاي فيلم،‌ عكس،‌ نقاشي،‌ پوستر،‌ صفحه و مانند آن

ارزش كاربردي اسناد آرشيوي:
از نظر علمي:
اسناد در پژوهش هاي علمي مي تواند بيانگر بسياري از واقعيات تاريخي باشد. در مذاكرات علمي،‌ در بيان امتيازات و افتخارات علمي و تقدم و تأخر وقايع،‌ اسناد تاريخي روشن كننده و رافع ابهام خواهد بود.

از نظر سياسي و حقوقي:
حل اختلافات در مناقشات سياسي از مسائل بسيار مهم است. بررسي اسناد از جنبه هاي سياسي و حقوقي رافع بسياري از مشكلات است. اسناد خليج فارس و مناقشات چندين ساله به ويژه در جريان جنگ تحميلي يكي از آن موارد است.
از نظر اجتماعي و فرهنگي:
اسناد نشان دهنده نحوه ارتباطات فرهنگي،‌ تقابل مردم و دولت و يا برعكس وحدت دولت و ملت است.


فصل چهارم: تاريخچه آرشيو

آرشيو در قديم
در بسياري از ادوار تاريخي،‌ الفاظي چون خزانه و ؟ براي مركز اسناد و آرشيو به كار رفته است. بنابراين آرشيو پديده اي جديد نيست و تاريخچه آرشيوها به زمان پيدايش خط برمي گردد. در نتيجه حفاري هايي كه در نقاط مختلف انجام شده،‌ هزاران لوح كشف شده كه مدارك مربوط سه نوع آرشيو را در اختيار ما گذاشته است:
1) آرشيوهاي سطنتي
2) آرشيوهاي معابد
3)‌ آرشيوهاي خصوصي

آرشيو در قرون جديد در اروپا
در قرن دوازدهم ميلادي،‌ بايگاني مفهوم تازه اي پيدا كرد و آرشيوها به وجود آمدند و تا قرن شانزدهم در سراسر اروپا توسعه يافتند. قرن شانزدهم،‌ به ويژه اواسط و نيمه دوم اين قرن در تاريخ آرشيوها داراي اهميت خاصي است. در اين زمان آرشيوهاي دولتي شكل گرفت. برخي در گسترش فرهنگ آرشيوي دو عامل زير را مطرح كرده اند:
1)‌ وجود واحدهايي مخصوص اين كار در سازمان هاي اداري و دولتي
2)‌ توجه دانشمندان و محققان به پژوهش.اولين رساله كوتاه درباره بايگاني اسناد را ژاكوب فن رامينگن در سال 1571 نوشت. پيدايش علم ديپلماتيك و نيز بررسي اسناد به شيوه علمي را به روحانيون فرقه بنديكتن نسبت مي دهند.

فصل پنجم: اصول و وظايف آرشيوي

آرشيو به عنوان وظايف نهاد يا سازمان مشخصاتي دارد. يكي از ويژگي هاي آرشيو اين است كه برخلاف كتابخانه آن را نمي سازند، بلكه ساخته شده است. اسناد آرشيوي كه توسط پديد آورندگان آن تنظيم يافته،‌ توسط مركز آرشيوي تحويل گرفته مي شود.

پاره اي از ويژگي هاي اسناد آرشيوي:
الف) به طور عمده بر روي كاغذ ثبت شده اند.
ب) در نتيجه فعاليت يك اداره يا سازمان جمع شده اند.
ج) از نظر فيزيكي ممكن است نامتجانس باشند.
د) از آنها نسخ متعددي وجود دارد.
ه) اسناد آرشيوي در طول زمان و به مرور جمع مي شوند.
و)‌كنترل چنداني نسبت به صفات فيزيكي متنوع آنها وجود ندارد.
ز)‌ آرشيوها بايد در خدمت سازمان هاي مادر خود و نيز محققان و عامه مردم باشند.
اسناد تا وقتي جاري هستند و در جريان امور اداري استفاده مي شوند،‌ به مؤسسه و يا سازمان آرشيوي منتقل نمي شوند،‌ اما پس از گذشت مدت زمان مشخصي كه در هر كشور ميزان آن تفاوت مي كند به آرشيو منتقل مي شوند.

وظايف آرشيوي:
1. سياستگذاري: اولين گام،‌ بدون روشن شدن اهداف ادامه كار مؤسسه آرشيوي بي مورد است.
2. شناسايي و دريافت: شناسايي اسناد از طريق شناخت اهدا كنندگان،‌ امانت دهندگان و يا واگذاركنندگان صورت مي گيرد و خريد يكي از راههاي دريافت اسناد است.
3. ارزشيابي: ارزشمندي سند توسط متخصص ارزيابي مي شود. اجازه امحا يكي از نتايج ارزشيابي است. امحا يعني از بين بردن و عمدتاً‌ تبديل كردن مواد به مواد قابل مصرف كه از فوايد آن فضاسازي براي اداره ها و سازمان هاست.
4. ثبت: ارزش آن در اين است كه مشخص مي كند مجموعه از كجا و در چه رابطه اي تهيه شده است.
5. طبقه بندي: از روش نمايه سازي استفاده مي كند. براي نمايه سازي آنچه مهم است،‌ سند خواني است.
6. خدمات اطلاع رساني: به دو صورت انجام مي شود: خدمات با واسطه و خدمات بي واسطه.
خدمات بي واسطه: ايجاد تسهيلات لازم براي محققان و علاقه مندان جهت مراجعه مستقيم به سازمان آرشيوي براي استفاده كردن از اسناد آن.
خدمات با واسطه: تهيه ابزارهاي كمكي از قبيل تهيه فهرست،‌ تبليغ و آگهي جهت ارائه موجودي و آمادگي براي ارائه خدمات
7. حفاظت و نگهداري: پيشگيري از آسيب ديدن اسناد و فراهم كردن شرايط مناسب.
عوامل آسيب رسان به اسناد:
- فيزيكي
- شيميايي
- بيولوژيك
- غير متعارف

عوامل فيزيكي:
- رطوبت: رطوبت مجاز براي آرشيو 50 تا 60 درصد
- درجه حرارت: حرارت بايد بين 15 تا 25 درجه سانتيگراد باشد.
- فرسايش
- نور: باعث بي رنگ شدن كاغذهاي رنگي،‌ چرم و پارچه شده و كاغذ را اكسيده مي كند.
رطوبت زياد سبب تضعيف چسب ها،‌ به هم خوردن ابعاد اجسام،‌ لك شدن كاغذ و پخش شدن مركب مي گردد. در گرماي زياد‌، چسب و سريش جلد كتاب خشك و فاسد مي شود. فساد فيزيكي و مكانيكي سبب ساييدگي و پارگي شده يا با از بين بردن لايه رويي الياف زيرين نمايان مي شود.

عوامل شيميايي:
- آلودگي هاي جوي: آرشيوهايي كه در نواحي صنعتي قرار دارند،‌ توسط گازهاي گوگردي تهديد مي شوند.
- جوهرها: در قديم از مركب هاي مازو كه حاوي تركيبات آهن بود،‌ استفاده مي شد كه آهن موجود در آن نقش كاتاليزور را داشت كه باعث سوراخ شدن كاغذ در بعضي مواقع مي شد.
- عوامل بيولوژيك: جوندگان چون موش صحرايي به اسناد آسيب مي رسانند.
8. مرمت: روش هايي كه براي مرمت اسناد مورد استفاده است، 1) خشك 2) خيس كه هركدام از اين روشها خود به شيوه هاي جزئي تري تقسيم مي گردند كه اهم آنها عبارتند از: مرمت با تيشه،‌ مرمت با كاغذ لمي نيش،‌ مرمت ماشيني.
9. آموزش: آموزش براي تربيت نيروي انساني جديد و شاغل در مراكز آرشيوي اولين گام است.
10. تاريخ شفاهي: آرشيو شفاهي يكي از وظايف حساس مراكز آرشيوي است. تاريخ شفاهي عملي است كه به وسيله آن از طريق مصاحبه،‌ سخنراني و يا درخواست كتبي از افراد صاحبنظر و مطالع كه در پژوهش هاي تاريخي وجود دارد پر مي شود.

فرق بين آرشيو و كتابخانه:
تفاوت اين دو ناشي از ماهيت كاري است. كتابخانه سه وظيفه اصلي و اوليه آن، حفظ مجموعه كتاب و ساير موارد چاپي است.

آرشيو: وظيفه اصلي آن گردآوري،‌ حفاظت و نگهداري مجموعه اسناد و مدارك سازمان ها و افراد است.
اشتراك آرشيو و كتابخانه: هر دو براي حفاظت اطلاعات ارزشمند هسند و هر دو اهداف مشتركي دارند.

اهداف مشترك كتابخانه و آرشيو:
1. هر دو اهداف مشتركي در دسترس پذيري مؤثر و اقتصادي مراجعه كنندگان خود دارند.
2. هر دو مشكلات مشابهي در حفاظت از مجموعه خود دارند.
3. هر دو نظرهاي مشابهي در تربيت و آموزش حرفه اي نيروي انساني دارند.
4. هر دو علاقه به استفاده از تكنولوژي پيشرفته براي اطلاع رساني هرچه بيشتر با مراجعه خود دارند.
تفاوت هاي ميان آرشيو و كتابخانه:
1. مواد: مواد كتابخانه معمولاً‌ منظم و تميزند،‌ از كتابخانه خريداري مي شوند. مجلات و مواد سمعي و بصري بخشي ديگر از مواد كتابخانه را تشكيل مي دهد. ثبت كتاب به صورت تك تك و جداگانه است و هر كتاب هويتي دارد. مواد آرشيوها چون عمري از آنها گذشته، اغلب در اماكن نامناسب،‌ نمناك و مرطوب بوده و عمدتاً از بين رفته و فرسوده اند.
2. گردآوري و مجموعه سازي: مجموعه سازي در كتابخانه ها از طريق خريد انجام مي شود. كتابخانه ها مجموعه خود را از هر جا و هر كس دريافت مي كنند. در حالي كه آرشيو عمدتاً‌ به سازمان خاصي بستگي دارد. كتابخانه موضوع گراست؛‌ در حالي كه آرشيو سازمان گرا و وظيفه گراست. در آرشيو مجموعه ساخته شده و در طول زمان به وجود آمده است. مجموعه آرشيو عمدتاً‌ از طريق واگذاري‌، اهدا،‌ وقف و امانت فراهم مي شد.
3. رده بندي: در كتابخانه طبقه بندي بر اساس روش هاي خاص انجام مي شود. براي مثال از سر عنوان هاي موضوعي سيند و كنگره استفاده مي شود. در آرشيو نمي توان از طبقه بندي كتاب استفاده كرد. بهترين روش براي آن استفاده از نمايه سازي است.
4. دسترسي پذيري: در كتابخانه از روش باز و بسته و يا تركيبي از آن دو استفاده مي شود. در روش باز هركس مي تواند كتاب مورد نظرش را از قفسه بردارد. در آرشيو روش و نظام معنا ندارد. اسناد آرشيوي به لحاظ منحصر به فرد بودن و نفيس بدن در دسترس افراد قرار دارند.
5. نظافت و حفاظت: در كتابخانه حساسيت فوق العاده اي براي نسخه هاي آن وجود ندارد. چون نسخه هاي كتاب معمولاً‌ منحصر به فرد نيستند و قدمتي هم ندارند. چنانچه آسيبي ببينند يا در بازار مي توان مجدداً‌ آن را به دست آورد و يا در كتابخانه هاي ديگر نسخه اي از آن تهيه كرد. در آرشيو نظافت در آغاز انجام مي شود و قرنطينه دقيقاً‌ اعمـال مي گردد و براي اين منظـور بخشي با عنوان مرمت و ضد عفوني ايجاد مي شود.
6. وجين كردن: در كتابخانه ها پس از مدتي،‌ وجين امري طبيعي است. حجم و اكثريت مواد به ويژه كتابها موجب مي شود كه هر از گاهي وجين صورت گيرد. در آرشيو وجين در آغاز كار است. برنامه اجازه امحاي اسناد زايد به منزله همان وجين در كتابخانه است.
7. فراگيري و گستره: پوشش و فراگيري آرشيو به صورت مختصر و جزئي، بسيار فراتر از حد كتابخانه و انگيزه ها براي نگهداري اسناد آشيوي هم بسي بيشتر از كتاب و كتابخانه است.
8. از نظر مقصد و هدف: از نظر فرهنگي،‌ آرشيو به سازمان مادر وابسته است و علت وجودي آن حفظ مدارك،‌ منافع و حقوق سازماني است. در حالي كه كتابخانه به طور عمده اهداف و متقاصد فرهنگي و آموزشي را به طور عام تعقيب مي كند.


فصل ششم: انواع آرشيو،‌ طبقه بندي و اصطلاحات رايج

انواع آرشيو از جنبه هاي مختلف:ُ
1- از نظر شكل:
شامل آرشيو مكتوب،‌ مواد سمعي،‌ عكس و فيلم،‌ پوستر،‌ نقشه و آرشيوهاي زير شكل
آرشيو مكتوب: قديمي ترين نوع آرشيو ،‌ سازمان هاي آرشيوي حاوي اسناد مكتوب هستند.
آرشيو مواد سمعي: به جمع آوري نوارهاي صوتي مي پردازد. مثل آرشيو صداي جمهوري اسلامي ايران
آرشيو فيلم: هر مركز سينمايي و تلويزيوني آرشيو فيلم دارد.
آرشيو عكس: عكس از شايع ترين مواد سندي پس از اسناد مكتوب است.
آرشيو پوستر: پوستر خبري،‌ تبليغاتي،‌ فرهنگي و مانند آن حاوي مواد ارزشمند اطلاعاتي است.
آرشيو نقشه: نقشه ها در ابعاد مختلف به نگهداري ويژه اي نياز دارند.
2- از نظر مكان:
آرشيو منطقه اي اصلي (كشوري)،‌ ايالتي و استاني،‌ شهري و قصبه اي مي تواند باشد.
آرشيو منطقه اي: آرشيوي كه دو يا چند كشور براي حفظ ميراث مشترك به تأسيس آن اقدام كنند.
آرشيو ملي: هر كشوري به يك آرشيو ملي نيازمند است. آرشيو ملي حاوي اساسي ترين و مهمترين اسناد و مدارك مربوط به تاريخ يك كشور است.
آرشيو ايالتي و استاني: در كشورهايي كه به صورت فدرال اداره مي شود،‌ مثل كانادا و ... براي خود آرشيو خاصي دارد.
آرشيو شهري: بسياري از شهرداري ها خود به تأسيس آرشيو شهري اقدام مي كنند و اين كار را براي حفظ هويت شهري خود انجام مي دهند.
آرشيو بخشي و دهستان: اگر آرشيو جدي در نظر گرفته شود،‌ در سطح دهستان نيز مي توان آرشيوي فراهم كرد.
3- از نظر فرد يا سازمان هاي توليد كننده:
از اين ديدگاه آرشيو يا فردي است يا جمعي. آرشيو فردي مربوط به اشخاص معروف و سرشناس است كه خود به تهيه آرشيو مي پردازند و آرشيو دولتي (زير نظر دولت)‌يا خصوصي (زير نظر شركت هاي خصوصي) ‌دسته بندي آرشيو جمعي است.
آقاي جهانگير قائم مقامي اسناد تاريخي را چهار نوع دانسته است:
1) اسناد عادي: (امور مالي ،‌ حقوقي و قضايي)
2) اخوانيات: (؟ و هنري ، حقايق زندگي روزمره)
3) سلطانيات
4) ديوانيات


فصل هفتم: پژوهش اسنادي

تاريخ نويسان در ابعاد مختلف براي استحكام پژوهش هاي خويس به بررسي،‌ بازخواني،‌ بازنويسي و تجزيه و تحليل اسناد مي پردازند. پژوهش اسنادي عمدتاً مورد توجه تاريخ نويسان است. پژوهش اسنادي شامل مراحل: 1)‌ نسخه شناسي 2)‌ تركيبات سند و 3)‌ سندخواني است.
نسخه شناسي شامل شناخت خط،‌ كاغذ،‌ مركب،‌ حواشي و... است. نسخه شناسي در كتاب نقد و تصحيح متون به انواع كاغذ اشاره شده است.
1. كاغذ سمرقندي: اين نوع كاغذ توسط اميران چيني در سمرقند عرضه مي شد و بين تاريخ نويسان بسيار رايج بوده است.
2. كاغذ خراساني: در روزگار بني اميه و بني عباس اين كاغذ مورد استفاده بوده و انواع سليماني، نوحي،‌ فرعوني،‌ طلحي،‌ جعفري و ظاهري آن داراي شهرت است. بعضي از انواع ‌آن با پاپيروس هاي مصري رقابت مي كرده است.
3. كاغذ خان باليغ: اين كاغذ در پكن تهيه مي شد و به دليل مرغوبيت براي نگارش مصحف و نگارش هاي عربي و فارسي به كار گرفته مي شد و رنگ حنايي آن در نسخه نويسي بيشتر استفاده مي شد.
4. كاغذ پوستي: از پوست حيوانات و به خصوص پوست آهو ساخته مي شد و آن را به قدري نازك مي كردند كه مانند كاغذ صاف و نرم مي شد.
5. كاغذ كشميري: اين نوع كاغذ در شبه قاره ي هندوستان ساخته مي شد. نگاشته هاي فارسي در هند عمدتاً بر روي اين نوع كاغذ بوده و ؟ آن براي نسخه نويسي به كار مي رفت.
6. كاغذهاي دفتري و كاهي،‌ كم بها و ارزان بودند كه كاتبان براي نوشتن پيش نويس ها و دفتر حساب و كتابچه هاي سياق از آن استفاده مي كردند.
كاربرد انواع مركب ها با مواد مختلف و رنگ هاي گوناگون در قرون گذشته حائز اهميت است. براي مثال،‌ استفاده از زاج،‌ دوده،‌ صمغ و مواد ديگر باعث قدمت استحكام مركب هاي دست ساز بوده و وجود ناخالصي در آن باعث اضمحلال كاغذ مي شده است.
خط يكي از اركان مهم در سند شناسي است و در هر زبان، شناسايي خط نقش مهمي در پژوهش اسنادي دارد. اسناد مهم عمدتاً‌ با خطوط معروف و با رعايت اصول هنري نوشته مي شدند. خطوط مشهور عبارتند از: خط نسخ،‌ خط تعليق، خط توقيع، خط رقاع،‌ خط نستعليق، خط شكسته نستعليق و خط ديواني.
جدول كشي خطوطي است هندسي و مستقيم كه چهار جانب متن كتاب را محصور مي كند.

تذهيب: به كاربردن نقوش منظم هندسـي و يا قرينه كه مذهِّـب در كشيدن آنها از سـياهي و آب زر استفاده مي كند و اگر از رنگ ها يديگر هم استفاده كند،‌ ترصيع نام دارد.

تركيبات سند:
تركيبات سند 2 مهم است: 1)‌ متن 2) اضافات
1) متن:
متن سند شامل مضمون و موضوعي است كه سند درباره آن نوشته شده است. متن از اجزاي مختلف تشكيل شده است:
الف. مطلع يا مقدمه: قسمتي از متن است كه معمولاً‌با خطي زيبا و جالب نوشته مي شده و در آداب دبيري و ترسل مورد توجه بوده است و شامل:
1. خطاب: آن بخش مطلع كه گاه حمد و سپاس خدا، گاه شخص مخاطب و گاه شرح و توجيهي بوده تا دليل صدور فرمان و منشور باشد.
2. القاب: دادن القاب پيشينه اي قديمي دارد و هر صنف براي خود لقب خاصي داشته است. در همه ادوار به نوعي از آن استفاده مي شده است. ابوبكر خوارزمي در قطعه خود درباره اين لقب دادن ها مي گويد: «چون درهم در دست ايشان نيست،‌ القاب را به جاي زر و سيم رايج كردند.»
3. دعا آخرين بخش مطلع است.
ب. شرح موضوع يا اصول يادكن كلام: اين قسمت مهمترين و مفصل ترين بخش در متن است.
ج. خاتمه: آخرين بخش در سند است. گاه حاوي دستور،‌ توصيه و سفارش به عمال دولت و گاه حوي آرزو و گاه متضمن دعا بوده است.

2)‌ اضافات:
شامل: - تحميديه (حمد و ثناي خداي تعالي در آغاز نامه ها)
- توقيع (در لغت به معني نشان گذاردن و نوشتن عباراتي در ذيل يا بالاي ناهم يا كتاب است؛‌ دستخط پادشاهان و ملوك توقيع نام دارد؛‌ چون پادشاهان چند سطر در زير يا در حاشيه منشورها و فرمان ها و مكاتيب مي نوشتند،‌ به آن ها منشور توقيعي،‌ مثال توقيعي و ملطفه توقيعي مي گفتند؛‌ يكي ديگر از معاني آن در اسناد نشان يا امضايي است كه شخص شاه يا رجال درجه اول به جهت رؤيت اسناد و گواهي صحت آن ها در پاي اسناد مي گذاردند كه به آن توشيح مي گفتند. اين رسم تا پايان دوره صفويه رايج بود و توقيع هم تا اواخر دوره قاجار رايج بود)
- طغرا (توقيع گاه به معناي طغرا بوده است. گاه به طغرا،‌ علامت و طرّه هم مي گفتند كه در واقع به علامت و نشان مخصوص شاهان كه بر نوشته هاي سلطاني و ديواني به منظور تأييد و تأكيد مندرجات آن ها اضافه مي كردند اطلاق مي شد. در زمان سلجوقيان ديواني به نام ديوان طغرا به وجود آمد و تنوع طغراها در زمان صفويه بيشتر شد. از ويژگي هاي طغراها،‌ تنوع استفاده از مركب هاي مختلف است.)
‌- توشيح (اولين توشيح مربوط به محمدشاه است كه در گوشه چپ به موازات مهر نوشته است. اين رسم در دوره قاجار بوده و امروزه به آن امضا كردن مي گويند.)
- مهر (مهرداري از ديرباز از مشاغل محترم و مورد اعتماد دربارها بوده است. در اسلام پيامبر براي اولين بار مهري ساخت و نقش محمد رسول الله را براي خويش انتخاب كرد. به مهر،‌ خاتم هم مي گفتند. مهر به دو دسته تقسيم مي شد: 1- كوچك: كه تنها نام سلاطين يا آيه اي از قرآن داشت. 2- بزرگ: كه تزيين محسوب مي شد و سجع مفصلي داشت كه غالباً يك بيت شعر در ستايش سلطان صاحب مهر به همراه داشت.)
آخرين جزء سند تاريخ كتابت است. در قديم تاريخ قمري به صورت عدد و حروف نوشته مي شد.

ثبت دفتر:
اين مرحله پس از آماده شدن سند و يا زماني كه آن را در دفاتر ديواني ثبت مي كردند، در واقع از آن رونوشت برداشته مي شد تا سابقه آن در ديوان باشد و در گوشه سند مي نوشتند،‌ ثبت دفتر شد. منشيان،‌ مستوفيان و حسابداران هم به تناسب مضمون درستي و صحت مفاد سند را در پشت آن با مهر يا نام خويش گواهي مي كردند كه به اين كار ظهرنويسي مي گويند.


سندخواني:
پس از بازخواني سند و انجام پژوهش هاي لازم تاريخي،‌ پيام سند و يا اسناد به خوبي آشكار مي شود. بررسي درباره سندخواني داراي 4 مرحله اساسي است:
1. خواندن سند؛‌ (گاه مدت ها وقت صرف مي شود تا سندخوان حقيقت كلمه يا كلمات را بفهمد.)
2. بازنويسي سند؛‌ (سند بازنويسي مي شود تا براي حروف چين آسان تر قابل خواندن باشد و بايد دقيقاً‌ امانت رعايت شود و علامت كروشه براي افزودن كلمات يا اينكه كلمات ناخوانا است به كار مي رود.)
3. معرفي سند؛‌ (بايد به 4 نكته توجه كرد: الف) تعيين مرجع سند ، ب) مشخصات ظاهري سند ،‌ ج) تاريخ نگارش سند ،‌ د) موضوع)
4. توضيحات و حواشي؛‌ (نقش پژوهشگر و توانايي او دقيقاً در اين قسمت ظاهر مي شود كه قسمت هايي از سند را كه داراي ابهام است به صورت توضيحات اضافي در مقدمه يا حاشيه يا زيرنويس بياورد.)


در آخر:
اصالت سند در مقايسه با نسخ خطي به مراتب مهمتر است؛‌ چون سند ارزشمند معمولاً تنها نسخه اصلي است. در حالي كه نسخه خطي چه بسا نسخه بدل باشد.


فصل هشتم: سازمان ها،‌ مؤسسات و انجمن هاي آرشيوي

لازمه آشنايي با آرشيو،‌ آشنايي با مراكز و مؤسسات دارنده آن در سطح هر كشور و دنياست. توجه به آرشيو از توجه به كتابخانه در دنيا متأخرتر است. در عين حال توجه خاص نسبت به مسئله آرشيو و اهميت آن در تبيين و تدوين مسائل تاريخي و اداري سبب شده است كه سازمان ها و مؤسسات مشخص و معتبر آرشيوي به وجود آيد.
وظيفه آرشيو ملي كشورها كه معمولاً‌ براساس قانون به وجود آمده اند،‌ عبارت است از انجام كليه وظايفي كه يك آرشيو بايد داشته باشد و سياستگذاري و دادن خط مشي به ساير آرشيوهاي كوچك و بزرگ. در سطح هر كشور، آرشيو ملي حائز اهميت است.



سازمان هاي آرشيوي در خارج از كشور:
1. آرشيو انگلستان
2. آرشيو تركيه
3. آرشيو سوئد
4. آرشيو فرانسه
5. آرشيو كانادا
6. آرشيو هند
1. آرشيو انگلستان:
در سال 1954 كميته اي اداري تحت رياست سرجيمز گريگ كه بعداً‌ به كميته گريگ شهرت يافت،‌ باعث تصويب قوانيني در مورد اسناد دولتي و تعيين حدود وظايف و مسئوليت هاي اداره اسناد دولتي شد. براساس اين قانون در سال 1958 شوراي مشورتي اسناد دولتي به وجود آمد كه براي حفظ و نگهداري اسناد دولتي و ايجاد تسهيلات براي دسترسي مراجعان رهنمودهاي لازم را ارائه كرد. نام آرشيو انگلستان پي. آر. او يا مركز اسناد عمومي است كه در سال 1838 تأسيس شد. رئيس پي. آر. او. به عنوان حافظ اسناد دولتي تلقي مي شود. اسناد دولتي براي چهار منظور نگهداري مي شود. به عنوان سابقه،‌ براي پاسخگويي،‌ به منظور مطالعه و بررسي تاريخ و وظيفه استنادي. اداره دولتي به تقاضاي واصله از دستگاه ها و سازمان ها مبني بر نگه داشتن اسناد بيش از مدت سي سال رسيدگي مي كند.

2. آرشيو تركيه:
اولين ساختمان جديد آرشيو يا خزانه اي اوراق در سال 1849 به دستور سلطان عبدالمجيد به پايان رسيد. آرشيو عثماني حاوي اسناد بسيار ذي قيمت و ارزشمند تاريخي است كه شامل دفاتر ثبت و اسناد ديوان همايون،‌ اسناد دفتري يا وزارت دارايي و ساير ادارات و دستگاه هاي ديواني است. در سال 1923 بعد از انقراض امپراطوري عثماني و قبل از ايجاد جمهوري تركيه،‌ آرشيو به مديريت كل اسناد آرشيو تغيير نام يافت. مديريت كل آرشيو دولتي تركيه كه عملاً از سه بخش وزير سازمان نخست وزيري تشكيل شده است،‌ در آنكار مستقر است. بخشي براي آرشيو عثماني،‌ بخشي آرشيو جمهوريت و بخش سوم سند آرايي است كه تعيين و تشخيص مدارك اداري،‌ سازماندهي،‌ تمركز و طبقه بندي آن،‌ طبق روش هاي نوين را بر عهده دارد.

3. آرشيو سوئد:
آرشيو ملي سوئد در سال1618 تأسيس و در سال1878مستقل شد. علاوه بر آرشيو ملي،‌ هفت آرشيو منطقه اي ديگر در سوئد وجود دارد و به جز آرشيوهاي نظامي كه زير نظر وزارت دفاع است،‌ ديگر مؤسسات آرشيوي زير نظر وزارت فرهنگ اداره مي شود. سالانه حدود 400 تا 450 هزار سند در سوئد مورد مطالعه و درخواست قرار مي گيرد.

4. آرشيو فرانسه:
آرشيو فرانسه در قصر سوبيز مستقر است كه يكي از شاهكارهاي معماري پاريس است. با آنكه در دوران سلطنتي به آرشيو توجه شده،‌ اما در دوره جمهوري به سبب حودث و اتفاقات،‌ مخصوصاً‌ در سال 1789 مجلس ملي مؤسسان،‌ سازمان آرشيو ويژه اي را به نام آرشيو ملي بنا نهاده و سپس براساس قانون،‌ مجموعه هاي ديگري به آرشيو ملي ملحق شد. در دوره لويي چهاردهم و شانزدهم توجه زيادي به آرشيو نشد؛‌ ولي با اين وجود در بين سال هاي 1789- 1791 حدود 400 مخزن متفاوت آرشيوي بود. در سال 1808 ناپلئون قصر سوبيز را به عنوان آرشيو ملي قرار داد. از سال 1806 به تدريج وزارتخانه ها عادت كردند كه اسناد آرشيوي خود را به آرشيو ملي بفرستند. تا سال 1988 طول قفسه بندي اسناد سازمان آرشيو ملي فرانسه حدود 600 كيلومتر بود كه به لحاظ كميت و قدمت از ويژگي خاصي برخوردار است. به دلايل امنيتي بازديد از تمام بخش هاي آرشيو ملي براي عموم امكان ندارد و عموم مي توانند به لوكاران (مواردي مربوط به تحقيقات اسنادي) ،‌ قصر سوبيز (براي بازديد از موزه تاريخ فرانسه) و هتل روهن مراجعه كنند. بخش مهرها،‌ نقشه ها و تصاوير،‌ ميكروفيلم و مركز تحقيقات بر روي اسامي و نام ها از بخش هاي مهم آرشيو ملي فرانسه است.

5. آرشيو كانادا:
اين آرشيو در سال 1872 تأسيس شد و به عنوان قديمي ترين مؤسسه فرهنگي فدرال محسوب مي شد. اين مؤسسه توسط فرماندار،‌ رئيس را انتخاب مي كند و رئيس در واقع قدرت قائم مقام نخست وزير را دارا است و از طريق وزير ارتباطات فعاليت خود را به مجلس گزارش مي كند. آرشيو ملي كانادا در شوراي جهاني آرشيو فعاليت دارد و يكي از اعضاي برجسته آن است. سال هاي 1950 تا 1968 سال هاي شكوفايي و تلاش آرشيو كانادا مي باشد.

6. آرشيو هند:
آرشيو ملي هند در سال 1891 به عنوان بخش اسناد شاهنشاهي در شهر كلكته تأسيس شد و پس از استقلال آن را به دهلي نو انتقال دادند. قديمي ترين سند مربوط به سال 1488 ميلادي است. ميليون ها پرونده كه بعضي از آنها تقريباً‌ سه قرن قدمت دارند،‌ در اين آرشيو نگهداري مي شود. اسناد آرشيوي در زمينه هاي مديريت،‌ اقتصاد و مسائل اجتماعي حاوي اطلاعات خوبي است و اين واحد داراي انتشارات است.

سازمان هاي آرشيوي داخلي:
1. سازمان اسناد ملي ايران
2. خبرگزاري جمهوري اسلامي ايران
3. اداره كل آرشيو وزرت امور خارجه
4. آرشيو سازمان ميراث فرهنگي
5. مؤسسه پژوهش و مطالعات فرهنگي
6. مركز آرشيو و اسناد صدا و سيماي جمهوري اسلامي ايران

* سازمان اسناد ملي ايران
اين سازمان تنها سازمان قانوني آرشيوي است كه با هدف جمع آوري اسناد ارزشمند و حفظ و نگهداري آنها و ارائه آن به محققان و پژوهشگران به وجود آمده است. اين سازمان زيرنظر سازمان امور اداري و استخدامي است كه رئيس آن معاون رئيس جمهور مي باشد. اين سازمان در سال 1349 با تصوير در مجلس وقت پديد آمد.

وظايف سازمان:
1. جمع آوري و حفظ اسناد ملي ايران از دستگاه هاي دولتي،‌ اشخاص و خانواده هايي كمه اين گونه اسناد را در اختيار دارند.
2. تمركز پرونده هاي راكد از طريق اجراي طرح مركز بايگاني راكد كشور
3. امحاي اوراق زائد
رئيس جمهور در تاريخ 27/06/1369 به كليه وزارتخانه ها و مؤسسات و شركت هاي دولتي طبق بخشنامه اي اهميت حفظ و نگهداري اسناد و ضرورت همكاري آنها را با سازمان اسناد ملي ايران متذكر مي شود.
از سال 1372 پژوهشكده اسناد به منظور تحقق اهداف پژوهشي سازمان به وجود آمده است و داراي سه گروه پژوهشي تاريخ،‌ اطلاع رساني و مرمت است.

* خبرگزاري جمهوري اسلامي ايران
اين مؤسسه اولين مؤسسه خبري ايران است كه از سال 1312 با عنوان آژانس پارس، در سال 1354 سازمان خبرگزاري پارس و پس از انقلاب اسلامي ايران (1360) با نام خبرگزاري جمهوري اسلامي به كار مشغول است. در حال حاضر اين سازمان يكي از سازمان هاي تابعه وزارت فرهنگ و ارزشاد اسلامي است و بيش از 40 دفتر نمايندگي در داخل كشور و 30 نمايندگي در خارج از كشور دارد. واحد عكاسي سازمان با بيش از 2 ميليون فريم نگاتيو غني ترين و قديمي ترين آرشيو عكس در ايران است.

*‌ اداره كل آرشيو وزارت امور خارجه
به دنبال تشكيل كنگره وين در سال 1815 ميلادي (1194 ه.ش) و وضع اصول و قواعد روابط ديپلماتيك در ايران مرجع مفهومي با عنوان دفترخانه امور غرب تأسيس و تنظيم روابط خارجي ايرنان با دول بيگانه به آن سپرده شد. در دوره هاي بعد گردآوري اسناد روابط خارجي با نظم و ترتيب بيشتري انجام پذيرفته است. تاكنون مجموعاً حدود 30 ميليون برگ سند در آرشيو وزارت خارجه شامل: 1) اسناد قديمي ادارات مركزي وزارت امور خارجه،‌ 2) اسناد نمايندگي هاي سياسي و كنسولي ايران در خارج از كشور،‌ 3) اسناد جديد ادارات مركزي وزارت امور خارجه جمع آوري شده است. قديمي ترين سند از مجموع اسناد قديمي مربوط به سال 868 ه. ق است و قديمي ترين اسناد نمنايندگي هاي سياسي و كنسولي ايران در خارج از كشور مربوط به سال 1206 ه. ق است. تا كنون به همت دفتر مطالعات سياسي و واحد انتشار اسناد وزارت امور خارجه 26 عنوان چاپ و كتبي هم در دست چاپ است. اين آرشيو مجهز به بخش هاي كامپيوتر،‌ ميكروفيلم، ضدعفوني و مرمت اسناد،‌ دستگاههاي مجهز به بازخوان،‌ چاپگر (ريدر – پرينتر) و پويشگر (اسكنر) است.
* ‌آرشيو سازمان ميراث فرهنگي كشور
اين سازمان در سال 1366 با ادغام مركز اسناد فرهنگي و سازمان هاي قبلي شكل گرفت و هدف آن حفظ آثار و فعاليت هاي فرهنگي بود. اين مركز از متخصصان و كارشناسان تاريخ،‌ حقوق،‌ كامپيوتر،‌ جغرافيا، جامعه شناسي،‌ باستان شناسي،‌ مردم شناسي،‌ هنرهاي سنتي ايران،‌ معماري و اطلاع رساني بهره مي گيرد. حفظ و نگهداري اين نوع آرشيو با آرشيوهاي اسناد مكتوب متفاوت است و استانداردهاي حفاظتي خاص خود را دارد.

* مؤسسه پژوهش و مطالعات فرهنگي
اين مركز در سال 1365 با توجه به اسناد قابل توجهي كه بنياد مستضعفان و ديگر نهادهاي انقلابي به حكم دادسراي انقلاب اسلامي از منازل مصادره اي به دست آورده بودند، شكل گرفت و وظيفه آن سازماندهي به اين اسناد براي بهره برداري از آنها بود. هم اكنون داراي واحدهاي آرشيو،‌ پژوهش،‌ كتابخانه،‌ واحد فني، كامپيوتر،‌ ارتباطات،‌ انتشارات و ترجمه است. اسناد موجود در اين سازمان بيشتر شامل اسناد شخصي،‌ نامه هاي خصوصي (خانوادگي – اخوانيات) و يادداشت ها و نوشته ها و اسناد فرهنگي،‌ نظامي،‌ اقتصادي،‌ قضايي و حقوقي- سياسي مي باشد كه نزد رجال مملكتي پيدا شده است و بيشتر اسناد مربوط به عصر قاجار و پهلوي است كه قسمتي از تاريخ معاصر ايران را پوشش مي دهد. از بانك هاي اطلاعاتي اين مؤسسه بانك مزارات،‌ بانك شجره ي رجال قاجار و پهلوي،‌ بانك اسناد تاريخ معاصر ايران،‌ بانك اسناد چاپي تاريخ معاصر ايران،‌ بانك مرقعات،‌ بانك اعلام تاريخ معاصر ايران و تعدادي بانك هاي ديگر است. بيشتر خدمات اين مركز از طريق كامپيوتر انجام مي شود و بيشتر متخصصان آن را مورخان،‌ كتابداران و مترجمان تشكيل مي دهند.

*‌ مركز آرشيو و اسناد صدا و سيماي جمهوري اسلامي ايران
اين مركز در محل سازمان صدا و سيما قرار دارد و هدف از تأسيس آن گردآوري و نگهداري برنامه ها و اسناد و مداركي است كه به وسيله واحدهاي توليد سازمان تهيه شده است. گردآوري مواد آرشيوي اين سازمان به دو طريق توليد داخلي و خريد يا اجاره از شركت هاي خارج از سازمان است و نظام طبقه بندي و فهرست نويسي مواد به صورت توصيفي و تحليلي است. در ضمن محل آرشيو به فايل هاي متحرك،‌ سيستم هاي ايمني ضد حريق‌، ضد رطوبت و ضد نور مجهز است.
علاوه بر اين سازمان ها،‌ سازمان هاي آرشيوي ديگري هم در سطح كشور وجود دارند كه يا ناشناخته مانده اند و بعضي هم اصرار بر ناشناخته ماندن خود دارند. مثل آرشيو صداي جمهوري اسلامي ايران،‌ مركز اسناد رياست جمهوري‌،‌ مركز اسناد انقلاب اسلامي و ...

شوراي جهاني آرشيو (ايكا)
اين شورا در سال 1948 در اجلاس يونسكو با هدف حفظ و حراست ميراث مكتوب بشر به وجود آمد. اما رسميت آن به سال 150 يعني تاريخ برگزاري اولين كنگره بين المللي آرشيو در پاريس برمي گردد. مركز ايكا از بدو تأسيس تا كنون در شهر پاريس بوده است و با مجامع بين المللي مثل فدراسيون بين المللي انجمن ها و مؤسسات كتابخانه اي،‌ فدراسيون بين المللي آرشيو فيلم و ... در ارتباط است.

اهم اهداف شوراي جهاني آرشيو:
1. تهيه استانداردها،‌ مقررات و روش ها براي پردازش و ارائه نظام هاي اطلاعاتي
2. كمك به كشورهاي در حال توسعه براي ايجاد پايگاه هاي اطلاعاتي و تبادل اين اطلاعات در سراسر دنيا
3. تنظيم سياست ها و برنامه هاي توسعه در زمينه آرشيو و پراكنش اطلاعات
4. گسترش آموزش كاركنان و مراجعه كنندگان به آرشيوها و ارتقاي استعدادهاي بالقوه در سطوح ملي و منطقه اي در زمينه علم آرشيو و اطلاع رساني و ...

اين كنگره هر چهار سال يك بار تشكيل مي شود و تا كنون به مسائلي چون حرفه آرشيو در عصر ارتباطات،‌ آرشيوها و آرشيويست ها در خدمت حفظ ميراث فرهنگي،‌ مشكلات مالي و تأمين هزينه هاي آرشيوها‌، آرشيوهاي پيشرو،‌ استراتژي مدون دولتي پرداخته شده است. نتايج اين كنگره ها در نشريه هاي ايكا به نام آركيوم ژانوس درج و منتشر مي شود.

عضويت در شوراي جهاني آرشيو به 5 دسته تقسيم مي شود:
1. آرشيوهاي دولتي (ملي) و سازمان هاي مركزي آرشيو
2. مؤسسه هاي آرشيوي
3. اعضاي منفرد
4. اعضاي افتخاري
5. مجامع حرفه اي آرشيوي
سازمان اسناد ملي ايران در سال 1363 به عضويت شوراي جهاني آرشيو درآمده است. اين شورا شامل كميته هايي چون كميته تاريخ شفاهي،‌ كميته جلوگيري از حوادث نامطلوب و كميته خودكار سازي آرشيوي و ... است.

شوراي همكاري هاي مراكز اسناد و آرشيو كشور
در سال 1372 به همت پژوهشكده اسناد سازمان اسناد ملي ايران،‌ شورايي به منظور تقويت همكاري هاي آرشيوي در سطح مديران مراكز اسناد و آرشيو در شهر تهران تشكيل شد. وظايف آن عبارت بودند از:
1. تشكيل جلسات مستمر هر ماه يك بار
2. تشكيل جلسات مشاوره در امور آرشيو
3. دعوت به همكاري از رشته هاي وابسته
4. توصيه به مقام هاي مسئول در زمينه آموزش بايگاني ها،‌ كارگزيني ها و غيره به منظور اتكاي كيفيت نگهداري اسناد
5. ارتقاي سطح آگاهي جامعه نسبت به آرشيو
اين شورا سرانجام به سب ايجاد جلسه اي ديگر و تداخل بخشي از وظايف آن با ديگر شوراها براي مدت موقتي تعطيل شد.


فصل نهم: آموزش و آرشيو

اهميت آموزش:
آموزش يكي از اركان اصلي رشد و توسعه است. هر علم،‌ حرفه و فن چنانچه با آموزش توأم نباشد،‌ سير قهقرايي خواهد داشت و طبعاً‌ روزي افول خواهد كرد. گاهي تصور مي شود،‌ برخي حرفه
ها،‌ صرفاً‌ تجربي است و بايد از طريق عمل و تجربه آنها را فرا گرفت. به تعبيري اين حرفه ها لمس كردني است نه آموختني. در حالي كه اين مطلب صحيح نيست. چنين طرز تفكري به طور عمده از دو دليل زير ناشي مي شود:
- ضعف نظريه پردازي: گاه اتفاق مي افتد كه از مجموع عملكردها و دسته بندي آنها،‌ فكر و نظريه اي منتزع مي شود و اين نظريه مبناي تفكر منظمي در كار مي شود. عدم قدرت بر تفكر و يا عدم اصرار بر تنظيم و دسته بندي مطالب آموختني موجب غفلت از آموزش مي شود.
- ضعف بيان: اين دليل كه به نظر مي رسد فرع بر دليل اول باشد،‌ گاه موجب عملگرايي صرف مي شود و در نتيجه جمع و دسته بندي نظري موضوعات براي تدوين براي آموزش تحت الشعاع قرار مي گيرد.
عدم دسته بندي مواد آموختني براي آموزش به ديگران عوارض فراواني دارد كه به اختصار عبارتند از:
بروز اختلاف نظر در انجام كارها و در نتيجه تشتت و پراكندگي عملكردها و حاكميت سليقه به جاي ضابطه.
فقدان استاندارد و يا شاخصه هايي در كارها.
بيگانگي و پراكندگي افراد و سازمان ها از يكديگر،‌ به گونه اي كه چه بسا افراد و يا سازمان هايي كه وظيفه مشابه دارند در عمل آنچنان از هم فاصله بگيرند كه از يكديگر باز شناخته نشوند.
وجود تزلزل در فكر و عمل،‌ آنجا كه آموزش نباشد،‌ هيچ عمل كننده اي نمي تواند بر حقانيت و صحت كار خود مطمئن باشد.
نبودن ضابطه اي براي خودآزمايي و در نتيجه عدم وجود حس غرور،‌ سربلندي و افتخار براي كاري كه انجام مي شود.
معلوم نبودن سطح انتظارات،‌ به طوري كه هيچ مديري نمي تواند انتظارات خويش را بيان كند و از هيچ فردي توقع انجام كار مطلوب را داشته باشد.
معلوم نبودن اصول و فروع و يا متن و حاشيه؛‌ آنجا كه آموزش نباشد، نمي توان مشخص كرد كه اولويت ها چيست،‌ مسائل اصلي و مبنايي و امور ريزتر، تخصصي تر و يا جزئي تر كدامند.
نبود روش در انجام كارها.
فقدان نظام بازخورد.
عاطل و باطل ماندن تكنولوژي جديد.

عده اي اهداف آموزش را سه دسته دانسته اند؛‌ كسب دانش،‌ يادگيري مهارت ها و تقويت رفتار مناسب. همچنين گفته اند به منظور بهره برداري از اين اهداف در امر آموزش وجود سه عنصر ضرورت دارد كه عبارتند از: عمل،‌ شرايط و معيارها.
يك برنامه آموزشي كامل و سنجيده در يك محيط سازماني،‌ برنامه اي است كه كارمندان را در تصميم گيري ها درگير كند و از روش هاي عملي سود ببرد و به تربيت كارمندان با انگيزه هاي بالا منجر شود. آنان كه روحيه بالا و اعتماد به نفس كافي دارند،‌ با همكارانشان همراهند،‌ قدرت رويارويي با تغييرات و فشارهاي كاري را دارند،‌ كمتر مرتكب اشتباه مي شوند و راه حل مشكلات را مي يابند. از سوي ديگر در آموزش بدون برنامه ريزي اين خطر هست كه از آموزش مهارت هاي ضروري غفلت شود و نيز روش ها و شيوه هاي ناخواسته تقويت و استانداردهاي نازلي تثبيت شود.
سازمان آرشيو جهاني در سال 1992 كتابي منتشر كرده و در آن مراكز آموزش رسمي و غير رسمي بسياري از كشورهاي عضو را برشمرده و سير تطور و گسترش مدارس آرشيوي را در سطح جهان شرح داده است.
نتايج نشان مي دهد كه آموزش آرشيو در سطح دنيا متفاوت است. در بعضي از كشورها اين آموزش دردوره هاي كوتاه مدت انجام مي شود. در حالي كه در بعضي ديگر از كشورها آموزش چندين سال طول مي كشد و گواهينامه معتبر دانشگاهي داده مي شود. همچنين نيروي انساني آموزش دهنده نيز از نظر نوع تخصص دانشگاهي و سطح آن متفاوت است. در بعضي از كشورها از مورخان يا آرشيويست هاي حرفه اي يا كتابداران و يا مديران حرفه اي اطلاع رساني و يا تركيبي از آنها به عنوان استاد استفاده مي شود.

آموزش آرشيو در ايران
آموزش آرشيو در ايران بسيار غريب و ناشناخته است. وقتي خود آرشيو براي بسياري از تحصيلكرده هاي رشته هاي مربوط (مثل كتابداري و اطلاع رساني و تاريخ‌) ناآشناست،‌ طبعاً‌ انتظاري از آموزش آن نمي توان داشت. براي اينكه وضعيت اسناد،‌ بايگاني و آرشيو در كشور ما سر و ساماني پيدا كند به سياستگذاري،‌ برنامه ريزي،‌ آموزش و اجرا در سطح كليه وزارتخانه ها نياز است. همچنين همزمان و يا پس از آن براي پرورش نيروي انساني ماهر در زمينه آرشيو براي بخش غير دولتي نيز بايد سرمايه گذاري شود.
براي ايجاد دوره هاي كوتاه و بلند مدت آموزش آرشيوي،‌ بايد دولت و اعضاي آن متقاعد شوند كه وجود متولي اسناد و‌ آرشيو در سطح كلان اداره كشور لازم است تا براي سازماندهي آن به تربيت نيرو همت گمارند. در عين حال اخيراً‌ حركت هايي در اين زمينه از سوي دانشگاه و سازمان اسناد ملي ايران صورت گرفته است كه به آنها اشاره مي شود.
الف) برنامه هاي اجرا شده دانشگاهي:
علي رغم پيش بيني دو درس مقدمات آرشيو و مديريت آرشيو در دوره هاي كارشناسي و كارشناسي ارشد رشته كتابداري و اطلاع رساني هر يك به ارزش دو واحد از طرف شوراي عالي برنامه ريزي شوراي عالي انقلاب فرهنگي در برنامه هاي درسي – از آنجا كه اين دروس اختياري است- كمتر از طرف گروه هاي كتابداري و به ويژه گروه كتابداري و اطلاع رساني دانشگاه تهران براي دانشجويان ارائه شده است. توضيح اينكه گروه كتابداري و اطلاع رساني در طرح پيشنهادي خود براي تأسيس دانشكده مزبور،‌ در كنار دو گروه كتابداري و اطلاع رساني و نسخ خطي و آثار كمياب رشته اي به نام آرشيو را ذكر كرده است. اين گروه شماره يك خود به دانشگاه تهران در توجيه چنين نظري بيان مي دارد: « آرشيو به عنوان مقوله نو در جهان امروز،‌ پايگاهي عظيم براي اطلاع رساني است. مجموعه آرشيوي كه گاه به غلط آن را با كتابخانه يكي و يا مترادف مي گيرند،‌ داراي هويتي جداگانه است. گردآوري،‌ ارزيابي، طبقه بندي و اشاعه آن مقوله هايي هستند كه در عين هم خانوادگي با كتابداري با آن تفاوت كلي دارند. اين تفاوت بارز در همه زمينه ها تربيت نيروي كيفي متفاوت با كتابداري و اطلاع رساني را – در عين پيوستگي در بخشي از دروس – مي طلبد. نسب شناسي و تاريخ شفاهي و بعضاً موزه شناسي از مقوله هايي هستند كه امكان اندراج آنها در رشته آرشيو وجود دارد.»
در جاي ديگر اين گزارش آمده است: «نيروهاي فارغ التحصيل از رشته كتابداري و اطلاع رساني و نسخ خطي و آرشيو به دليل ورود تكنولوژي هاي جديد به سرعت جذب سازمان ها مي شوند و حركت شتابان تكنولوژي و ظهور مسائل جديد در اين حوزه ها فراتر از آن است كه نيروهاي موجود بتوانند نيازهاي رو به فزوني مملكت را تأمين كنند.»
ب)برنامه هاي اجرا شده سازمان اسناد ملي ايران:
سازمان اسناد ملي ايران با ايجاد واحد آموزش كه گاه از نظر تشكيلاتي در معاونت آرشيو و گاه در معاونت اسناد بوده است،‌ فعاليت هايي را آغاز و به انجام رسانيده است. اين فعاليت از سال 1371 شروع شده و در اين مدت در دوره هاي كوتاه و بلند مدت افرادي را آموزش داده است.
1) ‌دوره هاي بلند مدت: در دوره هاي كارداني و كارشناسي اسناد با اخذ مجوز از سازمان امور اداري و استخدامي كشور تا كنون زمينه آموزش حدود صد نفر دانشجو را از بيش از 50 سازمان و اداره دولتي فراهم كرده كه هم اكنون سرگرم آموزشند و تعدادي نيز فارغ التحصيل شده اند. براساس گزارش مركز آموزش سازمان اسناد ملي ايران،‌ فارغ التحصيلان اين دوره ها مي توانند در زمينه هاي بهبود روش هاي اسنادي،‌ سازماندهي نظام هاي بايگاني،‌ ارزشيابي اسناد اداري،‌ تمركز پرونده هاي راكد به عنوان كارشناس در ادارات دولتي به كار بپردازند.

2) دورههاي كوتاه مدت:مراكزآموزش سازمان اسنادملي ايران برنامه هاي كوتاه مدتي به شرح زيرداشته است:.1دوره آموزش تخصصي بايگاني و مديريت استاد. 2دوره آموزشي كارشناسي بررسي اسناد و مدارك


فصل دهم: آرشيو در دنياي امروز

آرشيو در دنياي امروز از اهميت ويژه اي برخوردار شده است و به عنوان يكي از منابع تحقيقي و پژوهشي به حساب مي آيد. امروزه با سرلوحه قرار دادن علم مطالعه فرامين و اسناد، و توجه اعضاي فرهنگستان ها به اين امر،‌ فصل جديدي در مطالعات اسنادي به وجود آمده است. فرانسه با تأسيس اكل دشارت و اكل دزاوت اتود مطالعات اسنادي را عموميت بيشتري بخشيد.
در كشورهاي آلماني زبان و به ويژه اتريش فعاليت هاي زيادي در زمينه مطالعه فرامين و اسناد به عمل آمده است. اين علم در نظر روشنفكران و در زبان اداري در رديف علوم كمكي تاريخ به حساب آمد. يكي از وزاري خارجه فرانسه به نام سيمئون (1749- 1842) در گزارشي به شاه وقت نوشت: «شخصي كه به آموختن علم اسناد و فرامين و نسخ خطي مي پردازد،‌ همراه مورخ گام برمي دارد و براي او همچون واسطه اي است كه او را با دوران هاي گذشته مرتبط مي سازد.»
در هر حال توجه به امر سند و سند داري سبب شده است كه كشورهاي مختلف با تأسيس آرشيوهاي ملي و دهها آرشيو موضوعي و منطقه اي به نگهداري اسناد باارزش تاريخي خود همت گمارند و اسناد و مدارك را جزء ميراث ملي و هويت تاريخي خود بدانند. وضع قوانين،‌ طول قفسه هايي كه به آرشيو اختصاص داده شده،‌ استفاده از بودجه هاي بالنسبه خوب براي نگهداري و حفظ و مرمت اسناد و تأسيس مدارس و دوره هاي خاص در سطح جهاني و منطقه اي اهميت اين امر را به خوبي روشن مي كند.
جالب است كه امروزه مورخان و جامعه دانشگاهي اعم از استاد،‌ دانشجو و نويسنده و روزنامه نگاران و پژوهشگران دولتي با علاقه بيشتري به آرشيوها مراجعه مي كنند. در عصر ما گسترش تكنولوژي و راهيابي آن به درون آرشيوها سياست دسترسي به اسناد را همانند كتابخانه ها و موزه ها تحت تأثير قرار داده است. در كانادا كه از آرشيو قوي برخوردار است،‌ به شدت به مسئله برنامه ريزي عمومي توجه شده و از انواع راهها و امكانات براي عرضه خدمات عمومي استفاده شده است. خدمات ارجاعي يكي از اهداف بلند آرشيوهاي كاناداست. خدمات ارجاعي در مراكز عمومي مانند آرشيوهاي شهرداري،‌ آرشيوهاي استاني و منطقه اي و آرشيو ملي كانادا بيشترين فعاليت را دارند. اين مؤسسات خدمات گسترده و متنوعي را به مراجعه كنندگان عرضه مي كنند.
به اعتقاد سر هيلاري جنكينسون، دو وظيفه اساسي آرشيويست كه يكي حفظ و حراست اسناد باارزش و ديگري در معرض استفاده قرار دادن منابع براي پژوهشگران است،‌ نبايد با هم عوض شود. به اين معني كه اگر اين دو وظيفه با هم عوض شود،‌ آرشيويست صرفاً به عنوان يك انباردار خواهد بود.
او معتقد است وظايف آرشيويست سه جنبه دارد: حراست از اسناد باارزش،‌ مشاركت در فرآيند افزودن بر مجموعه و آماده سازي اسناد براي استفاده مراجعان و پژوهشگران.

همچنين ارائه خدمات آرشيوي را به سه صورت مي توان ترسيم كرد:
- فراهم آوري و دسترسي به انبوه اطلاعات تا مراجعه كننده بتواند از ميان آنها مطالب و اطلاعات خود را استخراج كند.
- ارائه اطلاعات فوق العاده كه شناخت و تشخيص اطلاعات خاص و استخراج مطالب لازم را براي پژوهشگران آسان مي سازد.
- ارائه مستقيم اطلاعات مورد نياز به پژوهشگران

وظيفه آرشيو آرشيويست در دنياي امروز بسيار سنگين است. در اين رابطه بايد گام هاي وسيعي برداشته شود كه مي توان در اين رابطه به موارد زير اشاره كرد:
1. تهيه فهرست ها و انتشار اسناد: از آنجا كه آرشيو برخلاف كتابخانه مخـزن باز ندارد و مراجعه كننـده نمي تواند شخصاً‌ به مخزن مراجعه كند،‌ بنابراين وجود فهرست ها نقش بسيار اساسي در اين رابطه دارد. انتشار اسناد نيز به نوبه خود حائز اهميت است. در واقع مؤسساتي كه بتوانند علاوه بر انتشار فهرست اسناد به انتشار اصل سند نيز مبادرت كنند،‌ خدمت بزرگي به جامعه پژوهشي كرده اند.
2. استفاده از خدمات تكنولوژي: اگرچه آرشيويست ها نسبت به ساير كارشناسان علوم اطلاع رساني در استفاده از تكنولوژي كندتر حركت كرده اند،‌ ورود تكنولوژي،‌ سياستگذاري ها را در امر اطلاع رساني آرشيوي تغيير داده است. تبديل نظام دستي به نظام ماشيني بايد با سياست گام به گا و با توجه به صرفه و صلاح صورت گيرد. به علاوه ميزان نيازمندي متقاضيان و اهميت اسناد نيز مورد توجه باشد. استفاده از ديسك هاي فشرده،‌ ميكروفيلم،‌ ميكروفرم ها و كامپيوتري كردن اسناد،‌ تحولي شگرف در امر اطلاع رساني ايجاد كرده است.
3. شبكه سازي: شبكه سازي تلاشي بهينه و مطلوب در امر اطلاع رساني آرشيوي است. در كشورهاي پيشرفته كه خدمات اطلاع رساني آرشيوي در سطح بخشي به خوبي انجام وظيفه مي كند،‌ مي تواند به تأسيس شبكه منجر شود. شبكه سازي فعاليتي است كه چنانچه با هماهنگي لازم انجام شده باشد،‌ مي تواند محققان را ياري و در درازمدت هزينه ها را تقليل دهد.
4. مديريت اسناد: مديريت اسناد را مي توان قسمتي از مديريت كل اجرايي دانست كه به فعاليت و صرفه جويي در ايجاد،‌ حفاظت و نحوه استفاده و در دسترس قرار دادن اسناد نظارت دارد و به طور خلاصه در طول دوره كامل حيات اسناد بر آنها ناظر مي باشد. ميزان كنترل آرشيوها بر مديريت اسناد در كشورهاي مختلف متفاوت است. در كشورهاي معدودي،‌ آرشيو ملي تنها وظيفه مديريت اسناد را به عهده دارد. (قوانين،‌ مقررات و مديريت اسناد آرشيوي)



موقعيت آرشيو در ايران

1. اصلاح قانون
2. الزام قانوني به منظور همكاري هاي لازم كليه سازمان ها با سازمان اسناد در امر بهينه سازي اسناد و آرشيو
3. ساختمان
4. گسترش خدمات
5. تقويت نظام پژوهشي اسنادي
6. تعيين تكليف اسناد زائد
7. توصيه و تفهيم اين امر به توده مردم كه اسناد هويت تاريخي يك ملت است.

این مطلب تاکنون 6815 بار نمایش داده شده است.
 
     استفاده از مطالب با ذکر منبع مجاز مي باشد.                                                                                                    Design: Niknami.ir